Prozessautomatisierung in der Praxis – Ein Beispiel ohne teure Lizenzen
Michael Haushofer
20. Mai 2025
Die Herausforderung mit Belegen
Im Geschäftsalltag kennen wir das alle: Manche Lieferanten senden Rechnungen per E-Mail, andere stellen sie nur in Kundenportalen bereit, und wieder andere kombinieren beide Wege. Das führt zu mehreren Problemen:
- Belege sind über verschiedene Quellen verstreut
- Manuelle Erfassung ist fehleranfällig und zeitaufwändig
- Uneinheitliche Benennung erschwert das Auffinden
- Die monatliche Übergabe an den Steuerberater wird zum Geduldsspiel
Ein flexibler Ansatz ohne Lizenzabhängigkeit
Für viele Prozesse wie diesen wird häufig zu Power Automate Premium oder spezialisierten SaaS-Plattformen wie GetMyInvoices gegriffen. Unternehmen verwalten Belege oft auch in ihrem CRM-System oder in einem separaten Dokumentenmanagement-System – meist verbunden mit zusätzlichen Lizenzkosten und Implementierungsaufwand. Doch es geht auch einfacher – und unabhängiger: Mit kombinierbaren Komponenten, Standarddiensten wie Gmail, Outlook oder Microsoft 365 und flexibel einsetzbaren Automatisierungs-Workflows, die entweder auf Ihrer eigenen Infrastruktur oder über etablierte Plattformanbieter betrieben werden – ganz ohne nutzerbasierte Lizenzmodelle oder feste Toolbindung – lassen sich dieselben Ergebnisse erzielen: individuell, kostengünstig und vollständig unter eigener Kontrolle. Die Lösung kann übrigens via Webhooks und APIs auch problemlos mit bestehenden Systemen integriert werden, um deren Funktionalität kostengünstig zu erweitern.Unsere grundlegende Philosophie dazu finden Sie in unserem Hallo Welt Beitrag.
Nutzen, was bereits vorhanden ist
Ein zentrales Prinzip bei diesem Ansatz: Wir setzen konsequent auf Systeme, die in vielen Unternehmen bereits vorhanden sind. Microsoft 365-Nutzer können beispielsweise ihre bestehenden SharePoint-, Teams- und OneDrive-Umgebungen direkt integrieren – ohne zusätzliche Lizenzen. Diese Ressourcen, für die Sie ohnehin schon bezahlen, werden so optimal ausgenutzt, statt teure Spezialsysteme neu anzuschaffen.
Auch bei der KI-Integration nutzen wir nach Möglichkeit bereits vorhandene Verträge, etwa mit Azure, oder bieten kosteneffiziente Alternativen mit transparenten Preismodellen. So erweitern wir bestehende Infrastruktur gezielt dort, wo es wirklich Mehrwert bringt.
So funktioniert der automatisierte Belegworkflow
1. E-Mail-basierte Belege (z. B. Gmail, Outlook)
- Überwachung spezifischer Ordner oder Labels auf eingehende Nachrichten mit Anhängen
- Extraktion von PDF-Rechnungen aus diesen E-Mails
- Weiterleitung in den Verarbeitungsprozess
2. Portal-basierte Belege
- Automatisiertes Login in Kundenportale mit Headless-Browsern (z. B. Puppeteer)
- Erkennung und Download neuer Rechnungen
- Integration in denselben Workflow wie bei E-Mails
Workflow-Diagramm des automatisierten Belegerfassungsprozesses
Die verarbeiteten Dokumente landen strukturiert in SharePoint oder Microsoft Teams
Intelligente Verarbeitung mit KI
- PDF-Extraktion: Inhalte werden für die Analyse vorbereitet
- KI-gestützte Analyse: Modelle wie Azure OpenAI extrahieren relevante Daten wie Rechnungsnummer, Lieferant, Fälligkeitsdatum – auf Wunsch vollständig in Ihrer eigenen Umgebung gehostet (ermöglicht DSGVO-konforme Umsetzung)
- Datei-Umbenennung: z. B. "2025.05.15 Hetzner Online GmbH 089000***111.pdf"
- Ordnerstruktur: automatische Ablage in /Jahr/Monat oder in ein beliebiges Zielsystem
- Ablage: z. B. Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Netzlaufwerk, Cloud-Speicher oder Drittsysteme
1[
2 {
3 "output": {
4 "Rechnungsnummer": "089000***111",
5 "Fälligkeitsdatum": "2025-05-15",
6 "Lieferant": "Hetzner Online GmbH"
7 }
8 }
9]1[
2 {
3 "newFileName": "2025.05.15 Hetzner Online GmbH 089000***111.pdf",
4 "dueDate": "2025.05.15",
5 "folderPath": "General/Automatisierte Belege/2025/05"
6 }
7]Vorteile gegenüber klassischen Lösungen
- Keine Microsoft Power Automate Premium-Lizenz nötig (beginnend bei ca. $15-20 pro User/Monat, bei komplexeren Anforderungen schnell ansteigend bis $150+ pro Bot/Monat)
- Keine SaaS-Kosten wie bei GetMyInvoices & Co.
- Transparente, bedarfsgerechte Kostenstruktur – je nach Szenario entstehen nur Kosten für Hosting und tatsächlichen LLM-Verbrauch (bei Selbst-Hosting) oder überschaubare, nicht nutzerbasierte Gebühren (bei Managed-Hosting) – ein klarer Gegensatz zu den komplexen Lizenzmodellen vieler Enterprise-Lösungen
- Flexibilität bei KI-Schnittstellen – von LLM-Endpoints (OpenAI, Azure KI) bis hin zu Vision APIs für automatisiertes Dokumenten-Einlesen
- Volle Datenkontrolle – alles bleibt in Ihrer Umgebung
- Flexibilität bei Zielsystemen – von SharePoint bis Google Drive
- Verbindbar mit über 500 Diensten via Standard-Connectors
- Reduktion von Fehlerquellen durch Automatisierung
- On-Premise oder Cloud-fähig – bei Bedarf auch gehostet, ohne nutzerbasierte Lizenzmodelle
Übertragbar auf viele weitere Szenarien
- Automatische E-Mail-Kategorisierung (z. B. nach Anhängen oder Inhalt)
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse mit Einbindung von Personen (Human-in-the-loop)
- Intelligente Dokumentenverarbeitung (Angebote, Verträge, Bestellungen)
- Kombination mit Kontoauszügen oder Zahlungsvorbereitung
- Bewerbungsverarbeitung für Recruiter und HR-Teams (Extraktion von Qualifikationen, automatische Kategorisierung)
Wichtiger Hinweis: Bei Bewerbungsdaten ist der Datenschutz besonders heikel. KI sollte hier maximal zur strukturierten Aufbereitung (z.B. Erstellung von Listen) eingesetzt werden, keinesfalls aber zur automatischen Bewertung oder Entscheidungsfindung über Kandidaten.
Im eigenen Setup erfolgt z. B. am Monatsende ein automatisierter Abgleich der Belege mit Kontoauszügen – das reduziert die Kontrolle auf wenige Minuten pro Monat.